All'interno del percorso dell'accountability, un Comune è trasparente quando permette a tutti i cittadini di trovare, comprendere e diffondere le informazioni in suo possesso. Il diritto dei cittadini di monitorare i rappresentanti attraverso l’accesso alle informazioni prodotte dalle Pubbliche Amministrazioni costituisce una leva fondamentale per il mantenimento di una democrazia sana. Per individuare i problemi e risolverli efficacemente è infatti essenziale che le informazioni sulla qualità dei servizi pubblici e su tutte le attività del Comune siano disponibili, comprensibili e analizzabili in modo indipendente dai cittadini. L’accesso “totale” alle informazioni è un diritto dei cittadini tutelato dalla legge, pertanto deve essere garantito dal Comune. In Italia infatti è riconosciuto che l’accesso dei cittadini alle informazioni è strumentale alla prevenzione della corruzione e rappresenta il mezzo con cui evitare, ed eventualmente svelare, situazioni di illecito e di conflitto di interessi.
A livello internazionale si distinguono tre livelli di legislazione sull’accesso ai dati (nota a livello internazionale con l’acronimo FOIA - Freedom of Information Act):
- Legislazione FOIA avanzata: pubblicità obbligatoria di quasi tutti i documenti prodotti dall'Amministrazione Pubblica che tutela anche il diritto all'informazione classificata, ossia non prevede sanzioni per gli impiegati che “rivelano” dati coperti da confidenzialità (es. Svezia);
- Legislazione FOIA intermedia: accesso a tutti i documenti dello Stato senza che vi sia necessità di un interesse personale, fatto salvo il caso di accesso alla documentazione protetta da segreto o privacy (es. FOIA anglosassone);
- Legislazione FOIA arretrata: che vieta in senso assoluto l'utilizzo dell'accesso ai dati come modalità di controllo della Pubblica Amministrazione. Preclude l’accesso a un’ampia serie di dati e inoltre lo consente solo in presenza di uno specifico interesse del richiedente (purtroppo l’Italia sta faticosamente e lentamente cercando di uscire da questo livello).
Il concetto di trasparenza fa la sua apparizione nella normativa italiana con la legge 241/1990 ossia la legge sulla trasparenza del procedimento amministrativo; qui si istituisce il diritto del cittadino di accedere ai documenti pubblici che lo riguardano e conoscere lo stato dei relativi procedimenti amministrativi. Il limite principale è appunto che questo diritto è circoscritto ai casi in cui le decisioni della Pubblica Amministrazione incidono sugli interessi più diretti del cittadino. L’accesso agli atti è inoltre limitato dalla possibile presenza di "controinteressati" vale a dire “soggetti che dall’esercizio dell’accesso vedrebbero compromesso il loro diritto di riservatezza”.